.Dalam praktek membuat surat bisnis
atau surat dinas, ada hal- hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan. Bahan-
bahan yang harus dipersiapkan terlebih dahulu adalah kertas, tinta dan amplop.
Bahan-bahan ini pun harus diperhatikan ketentuan dan standar yang digunakan.
Nah, berikut ini adalah keterangan
mengenai masing-masing bahan surat tersebut.
1) Kertas
a)
Jenis kertas
Kertas yang digunakan untuk menulis surat bermacam-macam
jenis sesuai dengan kegunaannya masing-masing. Jenis kertas sesuai dengan
kegunaannya yaitu sebagai berikut :
·
Kertas HVS dipakai untuk menulis surat
asli yang sifatnya resmi
·
Kertas tipis atau doorslag dipakai
untuk tembusan atau kopi surat-surat sebagai tanda bukti
·
Kertas stensil untuk menyusun surat
dalam jumlah yang banyak, misalnya untuk surat edaran
·
Union skin yaitu kertas tipis dan kuat
yang biasa digunakan untuk surat menyurat dengan luar negeri
·
Kertas segel dipakai untuk membuat
macam-macam akta dan surat perjanjian.
b)
Ukuran kertas
Ukuran kertas yang digunakan tergantung pada panjang
pendeknya surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Adapun
ukuran yang biasa digunakan yakni sebagai berikut :
·
Kertas ukuran polio (21 x 33cm)
digunakan untuk menulis surat yang isinya panjang.
·
Kertas ukuran kuarto (21 x 28 cm)
digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.
·
Kertas ukuran oktavo yaitu setengah
kuarto dan polio digunakan untuk menulis memo dan nota.
·
Kertas sikmo yaitu untuk menulis surat
dan merupakan kertas ukuran inggris
·
Kertas ukuran A4 (29 x 21cm) digunakan
untuk menulis surat dinas
·
Kertas ukuran A5 (15 x 21cm) digunakan
untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
·
Kertas ukuran A6 (10,51 x 21cm)
digunakan untuk surat pengantar
·
Kertas ukuran A7 (7,4 x 10,5cm)
digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional.
c)
Warna kertas
Untuk kertas sifatnya resmi pada umumnya menggunakan
kertas yang berwarna putih kecuali tembusan. Maksudnya agar kelihatan berbeda,
sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam dan sebagainya boleh
menggunakan warna lain.
2) Tinta
Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang
bersifat resmi pada umumnya hitam. Menggunakan warna lain kecuali warna merah,
boleh saja asal warna jelas dan mudah dibaca.
3) Amplop dan
lipatan surat
a.
Amplop
Pemakaian amplop harus disesuaikan dengan ukuran dan
jenis kertas surat yang digunakan, baik surat tersebut akan dilipat maupun
tidak. Misalnya amplop persegi empat untuk ukuran kertas kuarto, amplop persegi
panjang untuk kertas polio dan amplop berjendela untuk surat telegram.
Berdasarkan
wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :
o Banker yaitu
amplop yang membuka bagian memanjang
o Pocket envelopes
yaitu amplop yang membuka bagian pendek
o Window
envelopes yaitu amplop berjendela dengan tutup kertas kaca
o Aperture
envelopes yaitu amplop berjendela tapi tidak menggunakan kertas kaca.
b.
Lipatan surat
Ada beberapa macam cara melipat surat yang harus
diketahui oleh koresponden atau penyusun surat. Cara melipat surat harus
disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipakai serta kepentingannya.
Macam-macam lipatan surat misalnya:
o
lipatan tunggal (single fold),
o
lipatan baku (standar fold),
o
lipatan baku rendah (low standar fold),
o
lipatan akordion (accordion fold),
o
lipatan akordion rendah (low accordion
fold),
o
lipatan Perancis (France fold),
o
lipatan baron (baronial fold),
o
lipatan sejajar ganda (parallel double
fold).
B. Langkah – Langkah dalam penulisan Surat
Setelah
di siapkan semua alat dan bahan yang di perlukan sekarang saatnya masuk pada
langkah-langkah membuat surat resmi yang baik dan benar. Surat resmi yang baik
tentu harus memenuhi persyaratan dan juga ketentuan baku yang telah dibuat. Berikut
ciri-ciri dari surat resmi yang baik.
- Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.
- Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
- Menggunakan ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
- Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.
- Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.
Bagian-bagian yang Ada Pada Surat
Resmi
Dalam membuat surat resmi harus
mengikuti peraturan baku yang sudah ada. Dengan begitu surat yang telah dibuat
bisa diterima oleh semua kalangan. Secara garis besar dalam sebuah surat
biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah
penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.
Kepala atau Kop Surat Resmi
Dalam
menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat
menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat
merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat
resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat
setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui
asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai
berikut.
- Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
- Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
- Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
- Kode Pos
- Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.
Tidak
semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan.
Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar
dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah,
tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.
Nomor Surat Resmi
Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi
Nomor
surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat
penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter
yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang telah lama
berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara
penulisan nomor surat dengan baik dan benar.
Lalu
bagaimana orang yang baru belajar? Bagaimana menulis nomor surat? Berikut
penjelasannya. Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor
surat, kode surat serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut
memiliki fungsi yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga
bebas untuk membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat
dan pembahasannya.
Nomor
: A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015
A
= Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota, atau
surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan) Sedangkan kode “B”
bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.
001
= Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk
surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat kedua bisa
menggunakan kode “002”.
Pan-Pel
= Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan
acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis
ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya
AKB
= Identitas organisasi / institusi
I
= Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.
2015
= Tahun surat itu di keluarkan.
Tempat dan Tanggal Surat
Tempat
dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan
ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah
dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali,
cukup tangganya saja.
Lokasi
penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar
dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat.
Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan
tanda titik. Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015.
Lampiran Surat
Lampiran
surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama.
Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama
seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.
Alamat Surat
Banyak
yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak
terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam
surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis
alamat surat.
- Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
- Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
- Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
- Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
- Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
- Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Salam Pembuka dan Penutup
Penulisan
salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam
percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa
menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada
surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.
Isi Surat Resmi
Inilah
bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah surat
yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat. Ini surat
yang baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta kalimat yang ringkas dan
mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang
digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi.
Penutup surat Resmi
Penutup
surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa contoh
kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.
- Demikian
agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan
terima
kasih. - Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
- Demikian
agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan
terima kasih. - Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Selain
itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK,
dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan
surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.
0 komentar:
Post a Comment