MAKALAH PENGENALAN MICROSOFT WORD

Pendahuluan

            Komputer dan aplikasinya kini sudah menjadi kebutuhan. Bahkan untuk beberapa tahun terakhir ini hampir semua sekolah baik tingkat lanjutan pertama, atas maupun perguruan tinggi bahkan masyarakat secara umum tidak ketinggalan untuk mempelajari dan menggunakan komputer untuk berbagai keperluannya.

            Aplikasi yang dikeluarkan Microsoft Corporation tampaknya sampai saat ini masih banyak digunakan, karena selain penggunaannya mudah, cepat dan hampir memenuhi semua kebutuhan komputerisasi modern. Aplikasi yang paling umum dan banyak digunakan antara lain adalah Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint dan sebagainya.

            Makalah ini akan menjelaskan salah satu aplikasi yang sangat populer di masyarakat yaitu Microsoft Word. Namun sebelum memulai menggunakan aplikasi ini akan dijelaskan langkah-langkah serta persyaratannya secara umum.

1.  Persyaratan System

            Tidak dipungkiri bahwa hampir semua aplikasi berbasis grafik memerlukan memori dan space bar yang besar. Begitu juga dengan Microsoft Office XP, dia selain memerlukan memori (RAM) tinggi, space harddisk yang dibutuhkan juga cukup besar. Memori standar yang dibutuhkan untuk menjalankan Microsoft Office baik Microsoft Office 2000 maupun Microsoft Office XP tidak terlalu sulit, yang penting Anda bisa menjalankan Microsoft Windows 2000 atau Microsoft Windows XP. Tetapi bisa juga dijalankan di atas sistem operasi Microsoft Windows 98 dengan memori minimal 32 MByte RAM.

2.  Instalasi Microsoft Office

            Proses instalasi Microsoft Office XP tidak terlalu sulit dan Anda bisa menentukan pilihan sesuai kebutuhan. Fasilitas yang berhubungan dengan proses instalasi tidak banyak mengalami perubahan, dan praktis semua proses hampir otomatis. Dalam hal ini Anda tinggal menunggu proses instalasi akan berjalan secara otomatis. Yang perlu Anda tentukan antara lain mengisi CD-Key, inisial Anda, nama Anda, dan institusinya.

3.  Memulai Word XP

            Setelah proses instalasi selesai dan sukses langkah selanjutnya adalah menggunakan program tersebut. Perlu diketahui bahwa jika proses instalasi telah selesai dilaksanakan, akan terbentuk deretan ikon di bawah program. Untuk memulainya lakukan beberapa langkah sebagai berikut.

[1]     Klik tombol Start

[2]     Klik Program

[3]     Klik Microsoft Word

[4]     Setelah melakukan beberapa langkah tersebut segera tampak jendela awal Microsoft Word.

Untuk memulai Word XP ini Anda juga bisa menekan ikon       tentu saja jika ikon tersebut sudah dimasukkan di desktop atau taskbar Windows yang Anda gunakan. Setelah tayangan ini lenyap dari layar, akan tampil jendela Word XP.

4.  Mengakhiri Word XP

            Untuk mengakhiri Microsoft Word XP banyak cara yang bisa dilakukan. Anda bisa melalui Menu File, kemudian memilih Exit, atau tekan tombol .

5.  Mengenal Menu-menu

            Menu-menu Word XP pada dasarnya hampir sama seperti Microsoft Word versi sebelumnya. Hanya di versinya ini Microsoft mengarahkan Microsoft Word XP bergaya Web.

            Untuk memahami Microsoft Word 2002 pengenalan menu-menu sangat penting. Oleh karena itu sebelum melanjutkan ke pelajaran berikutnya akan dijelaskan beberapa Menu dan Toolbar yang sering digunakan.

            Hampir semua aplikasi berbasis Windows, baik Windows 98, Windows Me, Windows 2000 maupun Windows XP hanya bisa bekerja dengan baik dan cepat jika sudah bisa memanfaatkan menu dan ikon-ikon di Tollbar. Sebagai Contoh, ketika anda sedang menyelesaikan suatu pekerjaan misalnya menulis artikel, maka untuk menyimpannya cukup menekan ikon Save di Toolbar. Dengan menekan ikon tersebut pekerjaan akan lebih cepat beberapa detik dibandingkan dnegan menampilkan menu Pulldown dan memilih Menu File lalu pilih Save As di bawah pilihan menu tersebut.

5.1.  Control Menu

            Control Menu Microsoft Word 2002 penempatannya sangat berbeda dibandingkan dengan Microsoft Word versi sebelumnya. Control Menu Document dalam Microsoft Word 2002 ada dua pada saat suatu dokumen aktif, satu ditempatkan di jendela Microsoft Word 2002 yang berada di bagian atas layar dan yang satunya lagi ditempatkan di Taskbar Windows yang berada di bagian bawah jendela. Sedangkan fasilitas yang disediakan Control Menu tetap sama.

            Beberapa fasilitas yang ada di Control Menu Word 2002 yang dapat digunakan ketika bekerja adalah :

·        Restore digunakan untuk mengembalikan jendela ke posisi semula.

·        Move digunakan untuk mengambil dan memindahkan jendela.

·        Size digunakan untuk mengatur posisi jendela, misalnya mengecilkan jendela, dan membesarkan jendela secara manual.

·        Minizime digunakan untuk mengecilkan jendela sehingga berbentuk ikon di Taskbar.

·        Maximize digunakan untuk memperbesar atau mengubah jendela menjadi layar penuh.

·        Close atau Alt+F4 digunakan untuk menutup jendela aktif dan bisa juga untuk mengakhiri Microsoft Word 2002.

          Manfaat lain dari Control Menu antara lain adalah ketika bekerja dengan beberapa aplikasi sekaligus. Untuk pindah dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya Anda dapat memanfaatkan Control Menu dengan memilih minizime. Sehingga program lain yangsedang aktif masih tetap kelihatan. Begitu juga jika anda bekerja dengan Microsoft word 2002 kemudian pada saat yang bersamaan Anda membuka lebih dari dua dokumen, maka Control Menu ini akan terasa manfaatnya.

5.2.  Menubar

          Menubar adalah menu yang menampilkan menu Pulldown. Dengan kata lain menubar adalah kumpulan menu-menu secara Pulldown dan berada di bagian atas jendela Microsoft Word 2002.

          Yang termasuk Menubar dalam Microsoft Word 2002 terdiri dari Menu File, Menu Edit, Menu View, Menu Insert, Menu Format, Menu Tools, Menu Table, Menu Windows dan Menu Help. Fasilitas dari masing-masing menu tersebut dapat digunakan untuk berbagai keperluan sesuai penunjukkan Anda pada salah satu pilihan menu.

Contoh konkrit penggunaan menubar untuk menyimpan file baru, caranya seperti prosedur berikut ini :

[1]     Tampilkan Menubar

[2]     Turunnya pointer ke pilihan Save As

[3]     Setelah program menampilkan jendela Save As ketikan nama file baru Anda, misalnya LATIHAN

[4]     Klik tombol Save untuk mengkhiri dan kembali ke jendela dokumen.

              Suatu hal yang perlu diperhatikan ketika membuka atau menampilkan Menubar adalah memahami dari Menubar tersebut. Dengan memahami Menubar Anda akan mampu membaca ikon-ikon yang ada di Toolbar. Karena diMenubar sudah dilengkapi dengan beberapa ikon yang fungsinya sama dengan ikon yang ada di Toolbar.

              Kemudian Menu Pulldown bisa ditempatkan di mana saja dan bisa diatur sesuai kebutuhan. Sebagai kontrol, Anda akan menempatkan menu Pulldown di bagian kiri layar, bagian kanan layar dan sebagainya. Jika Anda akan memindahkan lokasi menu Pulldown tersebut prosedur yang harus Anda lakukan adalah berikut ini :

[1]     Gerakkan pointer tepat di daerah Pulldown Menu.

[2]     Tekan tombol Mouse.

[3]     Gerakkan dan tahan tombol mouse anda sambil membawa pointer ke lokasi yang diinginkan.

[4]     Lepaskan penekanan tombol mouse Anda.

5.3.  Status Bar

              Status bar terletak di bagian bawah layar yang berfungsi menampilkan informasi pada saat Anda bekerja dengan Microsoft Word 2002. Informasi yang ditampilkan umumnya seputar dokumen yang sedang ditangani. Selain informasi mengenai dokumen Word 2002 juga menampilkan keerangan singkat dari aplikasi tersebut.

5.4.  Title Bar

              Title Bar merupakan bar yang menampilkan nama dokumen aktif lengkap dengan logo dari Microsoft Word 2002. Dengan tampilannya nama file di bar ini Anda bisa mengontrol dokumen yang sedang diaktifkan apabila pada saat yang bersamaan membuka beberapa dokumen sekaligus.

5.5.  Tombol Restore

              Seperti telah dijelaskan di muka bahwa tombol Restore digunakan untuk menembalikan status jendela setelah terjadi perubahan ke status semua. Umpamanya anda telah mengecilkan jendela pengeditan, kemudian jendela tersebut akan dikembalikan statusnya seperti semula, maka tombol Restore dapat digunakan untuk ini.

Tombol Restore bentuknya seperti  ini. Prosedur penggunaannya sangat mudah, di sini anda Klik saja tombol Restore, setelah itu perubahan pun segera dilaksanakan program.

5.6.  Tombol Minimize

              Tombol Minimize digunakan untuk mengecilkan jendela sehingga bentuk jendela pengeditan Microsoft Word 2002 akan berubah menjadi kecil dari yang sebenarnya. Karena sangat kecilnya jendela ini seolah hilang dari pandangan mata dan hanya berupa ikon di Taskbar.

Tombol Minimize bentuk seperti  ini. Prosedur penggunaannya segera terjadi.

5.7.  Tombol Maximize

              Tombol Maximize digunakan untuk memperbesar ukuran atau mengembalikan jendela pengeditan Microsoft Word 2002 setelah diperkecil dengan perintah Minimize. Umpamanya Anda telah mengecilkan jendela pengeditan menggunakan perintah Minimize, kemudian jendela tersebut akan dikembalikan lagi statusnya seperti semula, tombol Maximize dapat digunakan untuk mengubah status jendela tersebut.

              Tombol Maximize Microsoft Word 2002. Untuk menggunakan tombol ini Anda klik tombol dan perubahan segera dapat Anda saksikan.

5.8.  Scroll Bar

              Tombol Scroll bar dapat digunakan untuk berpindah atau menggulung layar ke atas atau ke bawah, ke kiri atau ke kanan. Jadi pada dasarnya tombol ini ditempatkan di sebelah kanan dan di bagian bawah jendela pengeditan.

              Untuk menggunakan tombol Scroll bar caranya gerakan pointer mouse ke lokasi tombol tersebut, setelah pointer mouse berubah seperti anak panah, tekan dan tahan tombol mouse Anda kemudian geser atau gerakkan ke atas atau ke bawah, ke kiri atau ke kanan tergantung letak dari tombol Scroll bar yang ditunjuk atau yang Anda gunakan.

              Sebagai gambaran untuk menggulung layar ke atas atau ke bawah prsoedurnya seperti berikut :

[1]     Geser pointer mouse ke tombol Scroll bar yang berada di sebelah kanan jendela pengeditan.

[2]     Tekan tombol kiri mouse dengan telunjuk

[3]     Geser tombol mouse dengan telunjuk

Sedangkan jika Anda akan menggeser jendela pengeditan ke kiri atau ke kanan prosedurnya seberti berikut :7

[1]     Geser pointer mouse ke tombol Scroll bar berada di bagian bawah jendela pengeditan.

[2]     Tekan tombol kiri mouse dengan telunjuk

[3]     Geser tombol tersebut ke kiri atau ke kanan sesuai keinginan dan jika sudah selesai lepaskan penekanan tombol mouse tersebut.

5.9.  Browse Object

Tombol ini ada di pojok bawah setelah kiri layar. Dan letaknya sejejar dengan tombol Scroll bar. Dengan menekan tombol ini Anda bisa menggunakan berbagai perintah seperti Find and Replace, Bowse by Graphic, dan sebagainya.

6.       Menenal Toolbar

              Tool pada dasarnya merupakan kumpulan ikon-ikon dari menu utama Microsoft Word 2002 yang dapat digunakan untuk mempercepat suatu proses. Jadi fungsi dari Toolbar ini dapat dikatakan sama seperti Menu Pulldown yang gunanya untuk mempercepat suatu pekerjaan seperti menyimpan file, menggunakan fasilitas Copy, Cut, Print dan sebagainya.

Toolbar letaknya dapat dipindahkan sesuai kebutuhan. Kedudukan Toolbar ini tidak mutlak, artinya bisa ditambah, dikurangi, dan atau dipindahkan bahkan dihilangkan dari jendela Microsoft Word 2002.

              Jika ingin menggunakan Toolbar atau ikon-ikon di salah satu ikon yang dibutuhkan, kemudian klik mouse. Penjelasan tombol mouse. Sebagai gambaran Anda akan menyimpan file aktife, caranya seperti berikut ini :

[1]     Pilih dan klik ikon Save

[2]     Jika file sudah diberi nama proses penyimpanan segera dilaksanakan. Sedangkan jika file tersebut merupakan file baru dan belum diberi nama, anda akan dibawa ke pilihan Save As.