PERSIAPAN DAN PROSES MENULIS SURAT

Persiapan dalam Menulis Surat

sumber : wikiHow

.Dalam praktek membuat surat bisnis atau surat dinas, ada hal- hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan. Bahan- bahan yang harus dipersiapkan terlebih dahulu adalah kertas, tinta dan amplop. Bahan-bahan ini pun harus diperhatikan ketentuan dan standar yang digunakan.

Nah, berikut ini adalah keterangan mengenai masing-masing bahan surat tersebut.

1)      Kertas

      a)      Jenis kertas

Kertas yang digunakan untuk menulis surat bermacam-macam jenis sesuai dengan kegunaannya masing-masing. Jenis kertas sesuai dengan kegunaannya yaitu sebagai berikut :

·           Kertas HVS dipakai untuk menulis surat asli yang sifatnya resmi

·           Kertas tipis atau doorslag dipakai untuk tembusan atau kopi surat-surat sebagai tanda bukti

·           Kertas stensil untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya untuk surat edaran

·           Union skin yaitu kertas tipis dan kuat yang biasa digunakan untuk surat menyurat dengan luar negeri

·           Kertas segel dipakai untuk membuat macam-macam akta dan surat perjanjian.

    b)      Ukuran kertas

Ukuran kertas yang digunakan tergantung pada panjang pendeknya surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Adapun ukuran yang biasa digunakan yakni sebagai berikut :

·           Kertas ukuran polio (21 x 33cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya panjang.

·           Kertas ukuran kuarto (21 x 28 cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.

·           Kertas ukuran oktavo yaitu setengah kuarto dan polio digunakan untuk menulis memo dan nota.

·           Kertas sikmo yaitu untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran inggris

·           Kertas ukuran A4 (29 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dinas

·           Kertas ukuran A5 (15 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

·           Kertas ukuran A6 (10,51 x 21cm) digunakan untuk surat pengantar

·           Kertas ukuran A7 (7,4 x 10,5cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional.

      c)      Warna kertas

Untuk kertas sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang berwarna putih kecuali tembusan. Maksudnya agar kelihatan berbeda, sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam dan sebagainya boleh menggunakan warna lain.

2)      Tinta

Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang bersifat resmi pada umumnya hitam. Menggunakan warna lain kecuali warna merah, boleh saja asal warna jelas dan mudah dibaca.

3)      Amplop dan lipatan surat

a.       Amplop

Pemakaian amplop harus disesuaikan dengan ukuran dan jenis kertas surat yang digunakan, baik surat tersebut akan dilipat maupun tidak. Misalnya amplop persegi empat untuk ukuran kertas kuarto, amplop persegi panjang untuk kertas polio dan amplop berjendela untuk surat telegram.

Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :

o   Banker yaitu amplop yang membuka bagian memanjang

o   Pocket envelopes yaitu amplop yang membuka bagian pendek

o   Window envelopes yaitu amplop berjendela dengan tutup kertas kaca

o   Aperture envelopes yaitu amplop berjendela tapi tidak menggunakan kertas kaca.

    b.      Lipatan surat

Ada beberapa macam cara melipat surat yang harus diketahui oleh koresponden atau penyusun surat. Cara melipat surat harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipakai serta kepentingannya.

Macam-macam lipatan surat misalnya:

o   lipatan tunggal (single fold),

o   lipatan baku (standar fold),

o   lipatan baku rendah (low standar fold),

o   lipatan akordion (accordion fold),

o   lipatan akordion rendah (low accordion fold),

o   lipatan Perancis (France fold),

o   lipatan baron (baronial fold),

o   lipatan sejajar ganda (parallel double fold).

B.        Langkah – Langkah dalam penulisan Surat

Setelah di siapkan semua alat dan bahan yang di perlukan sekarang saatnya masuk pada langkah-langkah membuat surat resmi yang baik dan benar. Surat resmi yang baik tentu harus memenuhi persyaratan dan juga ketentuan baku yang telah dibuat. Berikut ciri-ciri dari surat resmi yang baik.

• Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.
• Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
• Menggunakan ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
• Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.
• Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.

Bagian-bagian yang Ada Pada Surat Resmi

Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada. Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan. Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.

Kepala atau Kop Surat Resmi

Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
4. Kode Pos
5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.

Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.

Nomor Surat Resmi

Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi

Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar.

Lalu bagaimana orang yang baru belajar? Bagaimana menulis nomor surat? Berikut penjelasannya. Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga bebas untuk membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan pembahasannya.

Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015

A = Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota, atau surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan) Sedangkan kode “B” bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.

001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat kedua bisa menggunakan kode “002”.

Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya

AKB = Identitas organisasi / institusi

I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.

2015 = Tahun surat itu di keluarkan.

Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja.

Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik. Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015.

Lampiran Surat

Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.

Alamat Surat

Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.

1. Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
2. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
3. Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
5. Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

Salam Pembuka dan Penutup

Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.

Isi Surat Resmi

Inilah bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat. Ini surat yang baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta kalimat yang ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi.

Penutup surat Resmi

Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa contoh kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.

1. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima
   kasih.
2. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
3. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan
   terima kasih.
4. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

MENEJEMEN BISNIS KEWIRAUSAHAAN

Manajemen merupakan semua aktivitas manusia dalam sebuah organisasi dengan menggunakan sumber daya serta fasilitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan kewirausahaan adalah sebuah proses untuk menciptakan sesuatu yang baru (lain alias berbeda dengan yang telah ada), dengan menggunakan suatu modal baik waktu, tenaga ataupun uang beserta resiko yang mungkin akan terjadi dengan tujuan untuk mencapai kepuasan, keuntungan serta kebebasan pribadi.

Manajemen Bisnis kewirausahaan ini menyangkut semua yang ada dalam perusahaan. Untuk menjadi seorang wirausaha harus punya 4 kompetensi berikut:

1. Terfokus pada dasar bukannya teknologi
2. Buat rancangan pendanaan agar terhindar dari defisit keuangan perusahaan
3. Bangunlah tim manajemen, bukan perorangan
4. Beri peran tertentu bagi pihak yang ikut mendirikan usaha (co-founder)

Manajemen Bisnis kewirausahaan ini menyangkut dengan lingkungan internal jadi akan menyangkut kemampuan internal serta eksternal agar dapat bersaing dengan menggunakan keputusan yang strategis. Berikut 4 strategi yang sering digunakan oleh wirausaha:

1. Berada dipasar pertama dengan produk baru (membuat trend dan pasar yang baru, biasanya bersifat monopoli dan absolut)
2. Membuat produk baru di pasar yang belum terlayani dengan baik
3. Fokus produk pada segmen pasar kecil namun dapat bertahan (UMKM)
4. Mengubah produk serta pasar / industri

Untuk strategi pertama saring digunakan akan tetapi banyak resiko. Bila berhasil tinggal mempertahankan kepemimpinan pasar.

Strategi kedua, kreatifitas digunakan untuk dapat menangkap peluang yang ada. Bisanya banyak imitator (orang yang membuat produk imitasi / bajakan) yang hanya memperbaiki produk yang sudah ada agar punya nilai yang lebih.

Ketiga, strategi ini biasanya digunakan pada perusahaan yang berbasis pada inovasi. Yang akan dilakukan perusahaan tersebut adalah mengubah produk yang sudah ada.

Keputusan yang dapat digunakan pada perusahaan sedang berkembang,

1. Perusahaan produk, manyangkut pertanyaan, apa yang diinginkan konsumen? Perubahan kebutuhan dapat ditentukan tidak?
2. Strategi yang menyangkut penetrasi serta ekspansi pasar, diversifikasi produk, integrasi regional atau ekspansi usaha
3. Strategi agar dapat memodifikasi staregi yang sudah ada agar dapat menghadapi persaingan
4. Penentuan harga dalam jangka pendek atau panjang
5. Interaksi perusahaan dengan masyarakat luas
6. Pengaruh pertumbuhan mempengaruhi masalah likuiditas.
7. Kemampuan untuk memperoleh investor
8. Analisis Sumber Daya Manusia
9. Analisis pesaing yang baik

Perencanaan usaha merupakan suatu laporan yang berisi dengan misi, usulan, operasional, rincian usaha serta kemampuan pengelolaan. Sedangkan fungsinya, sebagai pedoman untuk memperoleh tujuan, sebagai alat untuk pengajuan modal dari pihak luar.

Adapun aspek pengelolaan keuangan, sebagai berikut:

1. Aspek sumber dana, dari intern serta eksternal
2. Aspek penggunaan serta perencanaan dana, biaya awal, proyeksi keuangan
3. Aspek pengawasan

Nah berikut ini adalah teknik serta strategi pemasarannya

1. Perencanaan pemasaran
2. Bauran pemasaran
3. Kiat pemasaran usaha baru

Fungsi-fungsi Manajemen Bisnis Kewirausahaan

Proses untuk mencapai tujuan ini  dituangkan dalam fungsi-fungsi manajemen Bisnis Kewirausahaan  sebagai berikut :

A.    Fungsi  Perencanaan ( Planning ) ;  proses perencanaan  adalah bagaimana menentukan arah  yang akan ditempuh dan kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Dalam menentukan arah perusahaan diantaranya adalah,   apa yang akan dicapai bagaimana cara mencapainya, kapan dan berapa lama kebutuhan waktu untuk  mengerjakan, serta siapa yang akan melakukan pekerjaannya.  Sehingga diharapkan rencana kerja perusahaan yang telah tersusun ini nantinya dapat digunakan sebagai pedoman dalam bekerja dan sekaligus sebagai tolok ukur atau standar dalam melakukan pengawasannya.

Mengingat begitu banyaknya jenis-jenis  kegiatan yang terdapat dalam suatu perusahaan, maka maka dalam pembahasannya akan dibatasi dan akan dibahas dalam bab tersendiri secara lebih rinci antara lain  ;  dibidang manajemen keuangan seperti  menyususun strategi keuangan perusahaan,  penyusunan  anggaran perusahaan, rencana penggunaan dana atau modal termasuk  sumbernya, perencanaan pemasaran perusahaan dan lain-laiin terutama diperuntukkan bagi perusahaan yang baru berdiri atau perusahaan  dengan skala usaha yang relatif masih kecil dan sederhana.

B.     Fungsi Pengorganisasian ( Organizing ) ;  setelah perencanaan perusahan  selesai dibuat selanjutnya disusun struktur organisasi perusahaan, yaitu mengelompokkan berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit kerja. Tujuannya adalah agar supaya tertata dengan jelas tugas dan fungsi dari masing-masing unit dan orang-orang yang terlibat dalam kegiatan perusahaan.  Adapun struktur organisasi yang akan dibahas adalah struktur organisasi untuk perusahaan yang baru didirikan yang relatif skala usahanya masih kecil, dengan volume pekerjaan yang relatif belum banyak dan penggunaan tenaga kerja yang masih terbatas. Pengorganisasian perusahaan dan fungsi pengarahan akan dibahas dalam sub-bab tersendiri secara lebih rinci.

C.     Fungsi Pengarahan ( Actuating ) ;  adalah mengerakkan dan mengarahkan orang-orang yang terlibat dalam organsasi perusahaan agar menjalankan tugas sesuai dengan tugas dan wewenangnya yang telah ditentukan atau sesuai dengan uraian tugasnya ( job description ). Agar mereka dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan uraian tugas sudah tentu  dengan cara memberikan perintah, petunjuk, dan motivasi  dengan berpedoman pada rencana yang telah disusun di atas.

D.    Pengendalian atau pengawasan ( Controlling ) ; adalah kegiatan untuk melakukan pengukuran terhadap kinerja perusahaan apakah pencapaian tujuan sudah sesuai dengan rencana atau standar yang telah ditetapkan. Disinilah   atau perlunya peranan pengendalian  yaitu meluruskan kegiatan-kegiatan yang mungkin terjadi penyimpangan dalam pencapaian tujuan. Salah satu cara melakukan pengawasan  perusahaan  akan dibahas dalam sub-bab tersendiri secara lebih rinci.